Regulations
The following document is in Norwegian.
Retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer ved Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS) og tilhørende datterselskaper
Vedtatt av styret 15. mars 2023 Fastsatt av generalforsamling 30. mai 2023
1. Bakgrunn og formål
Retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer ved UNIS er utarbeidet av Styret ved UNIS i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a og § 6-16b og tilhørende forskrift «Forskrift om retningslinjer og rapport om godtgjørelse for ledende personer», jf. selskapets vedtekter § 10, og følger statens retningslinjer for lederlønn i selskaper med statlig eierandel, fastsatt av Nærings- og fiskeridepartement (NFD) 12. desember 2022.
Retningslinjene skal behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år, første gang i ordinær generalforsamling 30. mai 2023. Fremtidige endringer i retningslinjene skal drøftes med tillitsvalgte og styrebehandles før godkjennelse i generalforsamling.
2. Virkeområde
Retningslinjene gjelder for ledende personer i UNIS AS, og for ledende personer i UNIS’ datterselskaper.
Med ledende personer ansees administrerende direktør, øvrig ledergruppe i selskapet og samtlige styremedlemmer. For ansattvalgte styremedlemmer gjelder det kun for den godtgjørelsen de mottar i egenskap av å være styremedlem.
3. Lønn og godtgjørelse
3.1. Godtgjørelse til ledende personer
3.1.1. Hovedprinsipper
Godtgjørelse og lønn til ledende personer skal stimulere til bærekraftig og mest mulig effektiv måloppnåelse av sektorpolitiske mål med selskapet, fremme selskapets strategi, langsiktige interesser og økonomiske bæreevne. Lederlønninger skal videre fastsettes ut fra følgende hovedprinsipper:
Hovedelementet i godtgjørelsesordningen skal være fastlønn.
Lederlønnen skal være konkurransedyktig og i hensynta behovet for å rekruttere og beholde dyktige medarbeidere, men skal ikke være lønnsledende, og det skal være generell moderasjon i lederlønnsutviklingen.
Lederlønnen skal være motiverende og lønnen skal være slik sammensatt at den motiverer for ekstra innsats for stadig forbedring av virksomheten og selskapets resultater.
Lønnssystemet skal være forståelig og akseptabelt både internt i selskapet og eksternt.
Lederlønnen skal på samme måte som lønn til øvrige ansatte baseres på prinsipper fastsatt i Lokal lønnspolitikk for Universitetssenteret på Svalbard AS (UNIS), vedtatt av Styret ved UNIS 10.06.2022.
3.1.2. Elementer i lønn og godtgjørelse for ledende ansatte
3.1.2.1. Fastlønn
Fastlønn utgjør hovedelementet i ledernes lønn. Lederlønnen vurderes normalt en gang i året og det tilstrebes å ha lik lønnsvekst for ledende personer som for øvrige ansatte i selskapet. Selskapet må særskilt begrunne høyere lønnsjustering for ledende ansatte enn gjennomsnittlig lønnsjustering for selskapets øvrige ansatte.
Styret ved UNIS fastsetter lønn og lønnsendring for administrerende direktør, mens administrerende direktør fastsetter lønn og lønnsendring for ledere på nivå 2. Lønnsendring for ledere på nivå 3 fastsettes på lik linje som for øvrige ansatte iht. gjeldene regler i selskapets lokale lønnspolitikk.
3.1.2.2. Bonus, aksjeprogrammer og opsjoner
Ledende personer har ingen godtgjørelse i form av bonus, aksjeprogrammer eller opsjoner.
3.1.2.3. Ledertillegg for fagavdelingsledere
Ledende personer for fagavdelinger (nivå 2) mottar et årlig lederlønnstillegg etter gjeldene regler for avdelingslederfunksjonen.
3.1.2.4. Forsikringsordninger
Ledende personer er på lik linje som øvrige ansatte i selskapet omfattet av de til enhver tid gjeldene forsikringsordningene ved UNIS.
3.1.2.5. Pensjonsordninger
Pensjonsordninger til ledende personer skal være på lik linje som øvrige ansattes vilkår i selskapet. UNIS følger statens ordning for pensjonssparing som innebærer obligatorisk medlemskap i Statens pensjonskasse hvor alle arbeidstakere trekkes månedlig 2 % av brutto lønn.
3.1.2.6. Øvrige ytelser
Svalbardtillegg: Ledende personer som er fastboende på Svalbard mottar på lik linje som øvrige, fastboende ansatte i selskapet, et polartillegg i henhold til Statens personalhåndbok.
Ferietilskudd: Ledende personer mottar på lik linje som øvrige ansatte i selskapet et årlig ferietilskudd for den ansatte og eventuell familie i henhold til retningslinjer i de til enhver tid gjeldende avtaler.
Ledende personer kan også motta følgende øvrige ytelser ut ifra behov:
Subsidiert tjenestebolig i Longyearbyen på lik linje som øvrige ansatte i selskapet iht. selskapets gjeldende regler.
Mobiltelefon og abonnement iht. selskapets gjeldende regler.
Dekning av utgifter til privat bredbånd iht. selskapets gjeldende regler.
Flyttegodtgjørelser iht. selskapets gjeldende regler.
Avisabonnement.
3.1.2.7. Sluttvederlag for administrerende direktør
Dersom selskapet inngår avtale om sluttvederlag for administrerende direktør, skal avtalt sluttvederlag og lønn i oppsigelsestiden ikke overstige 6 månedslønner i sum.
Sluttvederlaget reduseres krone for krone dersom administrerende direktør i sluttvederlagsperioden tiltrer ny stilling, får nye lønnede verv eller mottar inntekt fra næringsvirksomhet hvor vedkommende er aktiv eier.
Rett til sluttvederlag inntrer ikke dersom administrerende direktør selv velger å si opp sitt arbeidsforhold, eller dersom administrerende direktør blir avskjediget som følge av grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold.
3.2. Styrets godtgjørelse
Styremedlemmene mottar en halvårlig godtgjørelse som fastsettes av generalforsamlingen hvert år. Eksterne styremedlemmer har ingen pensjonsordninger eller andre godtgjørelser utover den årlige godtgjørelsen.
4. Lønnsrapportering
For hvert regnskapsår er styret ansvarlig for at det utarbeides en lønnsrapport som gir en samlet oversikt over utbetalt og innestående lønn og godtgjørelse for ledende personer omfattet av disse retningslinjene.
Revisor skal før lønnsrapporten behandles i styremøte kontrollere at rapporten inneholder opplysninger som kreves etter allmennaksjeloven 6-16b, jf. selskapets vedtekter § 10 og forskrift gitt i medhold av bestemmelsen (Forskrift om retningslinjer og rapport om godtgjørelse for ledende personer).
Årlig lønnsrapport utarbeides fra og med regnskapsåret 2023.
Retningslinjer og lønnsrapport skal uten opphold offentliggjøres på selskapets nettside etter at selskapet har avholdt ordinær generalforsamling.